El confinamiento y la sana distancia modificaron y aceleraron las transformaciones en distintos procesos como son los contratos. Tras el comienzo del confinamiento, la necesidad de digitalizar los procesos incrementó con lo cual hubo un alza de contratos digitales.
El sector de banca y servicios financieros registró el mayor incremento de 18%, seguido de alimentos y bebidas y de educación con un alza de 17% en el uso de contratos digitales, decisión que les redujo un 5% las pérdidas en sus ingresos durante la cuarentena, de acuerdo con Webdox, plataforma para gestionar contratos legales.
En el momento que inicia la pandemia de COVID-19 se da un giro potente en los países que operamos. En México fue a inicios de junio por la frenada de la economía por la cuarentena. Aumentaron rápidamente las consultas; aumentó 24% mensual la cantidad de consultas
Benjamín Frascaroli, director de Webdox en México
Frascaroli comentó que una mala gestión contractual puede representar una pérdida aproximada de entre 9% y 15% de ingresos. Por lo que, en el actual contexto, transformar los procesos puede ayudar a reducir tiempos y aumentar la eficiencia no solo del área legal.
Rodrigo Orenday, experto de tecnología, medios y telecomunicaciones de la firma de abogados Santamarina+Steta, coincide en que el escenario actual ha convertido la transformación digital del área legal en una necesidad.
La firma electrónica avanzada y documentos digitales me parecen una necesidad indispensable en el mundo COVID-19 y el confinamiento
Rodrigo Orenday
El directivo de Webdox ejemplifica que los documentos digitales, como los que gestiona Webdox, son más trazables y de mayor visibilidad de tiempos futuros, debido a que notifica a cada responsable. Con esto, se reducen los elementos que son perjudiciales para la compañía.
“Para el área legal significa poder controlar y visibilizar sus gestiones. Asimismo como dirigir a sus equipos de manera eficiente”, dijo Frascaroli
Webdox no redacta los contratos, debido a que las empresas son las que se encaragan de establecer las reglas de negocio que van a regir las producción de cada documento. Cada contrato es distinto porque cuentan con diferentes validaciones y actores.
El sistema de Webdox, de acuerdo con Frascaroli, se encarga de brindar las herramientas necesarias para la gestión del ciclo de vida de los contratos en todas las áreas de la empresa.
Validación jurídica y de seguridad
Webdox, de acuerdo con Frascoli, la plataforma cumple con los más altos índices de seguridad por manejar información sensible y cuentan con una certificación ISO 27,001.
La información es almacenada en Google Cloud y se tiene registro de quienes accedieron a los contratos, quiénes participaron y quienes vieron la información.
“Al trabajar con la banca, los niveles de seguridad son altísimos para corroborar que la seguridad funciona”, dijo Frascoli.
Orenday comentó que los contratos digitales son un tema de seguridad para las personas involucradas en un negocio. Aunque considera que la dificultad de la adopción es un tema cultural debido a que se tiene la idea de que un documento escrito o impreso es más seguro que uno digital cuando puede resultar lo contrario.
Bien implementado ofrece mayor seguridad que el papel. Hay muchas plataformas, pero que lo hagan con base en las normas que le dan valor probatorio a lo que ofrece
Rodrigo Orenday
De acuerdo con el especialista Orenday, tiene importancia que los negocios migren a la implementación de la firma electrónica como medio esencial mantener el flujo del trafico económico y jurídico. Pero recomienda que estos contratos digitales tengan un valor probatorio.
