Por Armando Ajuria*
Seguramente alguna vez has experimentado la sensación de no poder con todas las tareas de la organización a la que perteneces, quizás has sentido que el tiempo no es suficiente y conforme éste pasa el trabajo se acumula cada vez más y más.
Probablemente has tenido la intención de reasignar algunas actividades pero has caído en supuestos como: “Puedo hacerlo mejor que mi personal”, “Demorarán mucho en terminarlo”, “Prefiero encargarme yo mismo”, “No les tengo suficiente confianza”, “Es más fácil hacerlo por mi cuenta que organizarlo, explicarlo y monitorearlo”, “Me gusta hacer las cosas a mi modo”.
De ahí la importancia de conocer la manera apropiada y las ventajas de delegar actividades.
Delegar significa asignar tareas o responsabilidades a un determinado miembro del equipo y, para su fortuna, esto le ayuda a desarrollar su potencial. Cuando se delega, se fijan objetivos, requisitos y plazos de entrega que empoderan al colaborador y lo llevan a determinar cómo realizará la actividad que le ha sido encomendada. De esta manera, generas compromiso en tus colaboradores y, al tiempo en que aprovechas sus habilidades, pones a prueba su desempeño, que será determinante para una correcta asignación de tareas posteriores.
Cuando delegas funciones que no requieren ser estrictamente ejecutadas en tu papel de líder, tu nivel de estrés baja automáticamente, te liberas y liberas al equipo del estrés que podría afectar, entre otras cosas, el clima laboral. Delegar te permite tener un mejor enfoque, ganando tiempo para dedicarte a proyectos que requieren tu destreza y autoridad en particular, o bien, tareas de nivel más alto, propios de tu puesto.
Antes de delegar, necesitas aclarar en tu mente cuál o cuáles son los propósitos, por ejemplo: disminuir tu carga de trabajo, estimular a los miembros del personal para que desarrollen nuevas destrezas o lanzar un proyecto o función nueva. Luego, debes determinar qué tareas necesitas delegar y qué destrezas y capacidades se requerirán para completar satisfactoriamente la asignación. Por último, solo debes asociar la tarea al miembro del equipo más adecuado.
Entonces, ¿qué elementos debes tomar en cuenta al delegar actividades?
- Nunca delegues algo confidencial.
- Define las actividades a delegar: las que tienen mucho tiempo o en las que no seas experto.
- Busca el perfil adecuado: asigna o contrata a alguien en quien puedas asignar las actividades, alguien que se comprometa con el proyecto.
- Indica la libertad para tomar decisiones: establece límites, objetivos y plazos; sé claro.
- Explica el propósito de las actividades a realizar. Lo que cada colaborador hace y aporta a la empresa es relevante.
- Comparte ideas, supervisa y retroalimenta con actitud constructiva.
- Proporciona todos los recursos e información que se requiera.
- Indica lo que se necesita con instrucciones precisas.
- Mantén siempre la comunicación abierta.
Al finalizar y evaluar los resultados de las tareas asignadas podrás notar ciertas ventajas como haber ganado tiempo para desarrollar otras funciones, aprovechar al máximo las habilidades de los colaboradores, estimular la motivación y participación de los integrantes del equipo, además de hacer crecer a la organización.
Delegar definitivamente requiere confianza y una mejor autogestión. Te invito a reflexionar respecto a la merma de potencial y crecimiento que puedes estar limitando, tanto para ti como a tu equipo, por no delegar actividades.
*Armando Ajuria es Managing Partner de Joseph Gamache, firma de executive search que ofrece soluciones directivas a la medida de cada organización, como es el Programa de Asimilación de Nuevos Líderes.
